为做好办档案资料的立卷归档和利用服务工作，进一步推进档案工作规范化、制度化和标准化，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案实施办法》和《浙江省<中华人民共和国档案法>实施办法》，结合市人防办实际，制定如下档案管理工作制度。

一、档案保密制度

（一）认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和上级有关保密规定，牢固树立保密观念，增强保密意识，确保党和国家秘密的安全。

（二）办档案工作人员应按照档案借阅制度，根据档案的机密程度，确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。 

（三）办档案工作人员和利用者要严格遵守保密纪律，不得以任何方式对外泄露档案内容，做到不该说的不说，不该看的不看。 

（四）对借阅的档案，档案工作人员要严格登记，利用完毕后及时放回原处，机密档案未经领导批准，不得借阅。 

（五）经批准销毁的档案材料，必须有二人以上负责监销，防止档案遗失和泄密。监销人要在销毁清册上签字。不准随便当废纸出卖。 

（六）档案工作人员应经常检查保密情况，一旦发现失泄密现象和苗头，要立即向上级报告，并及时采取补救措施。

二、文件材料归档制度

（一）凡是记录和反映本单位工作活动的具有保存价值的各种文字、图表、声像等材料，均属归档范围。 

（二）本办文件材料归档范围 

1. 反映本办主要职能活动和基本历史面貌的，对本办工作、依法维权和历史研究具有利用价值的文件材料； 

2. 本办工作、活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料； 

3．本办需要贯彻执行的省人防、市委、市政府等上级机关、同级机关的文件材料； 

4．下级机关报送的重要文件材料； 

5．其他对本办工作具有参考价值的文件材料。

（三）本办文件材料不归档范围是： 

1．省人防、市委、市政府等上级机关的文件材料中，普发性不需要本办办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； 

2．本办文件材料中的重份文件，无参考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次核对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，办内部互相抄送的文件材料，办负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； 

3.同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料； 

4.下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。 

（四）机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。 

（五）凡属本办归档范围的文件材料，必须按有关规定向本办机关负责档案工作的综合处移交，档案工作坚持集中统一管理的原则，除人防工程、质监档案等在统一管理的基础上实行分库保管外，其余档案全部由综合处档案室集中统一管理，任何个人或部门不得保存应归档的文件材料。各处（所、中心）应确定专人负责文件材料的收集整理和立卷归档工作，以保证档案质量。

（六）文书档案一般应于次年6月底前整理完上年的所有文书档案;会计档案由财务部门或会计人员立卷，并完成移交;项目工程档案在项目完成或告一段落后，及时立卷归档;其它专门档案按有关规定执行。

三、档案利用制度

（一）本办档案室保管的档案，主要供本单位使用，不属于开放范围，一般不对外(社会)提供利用。 

（二）本单位工作人员查阅利用档案，档案工作人员可直接向利用者提供;查阅带密级和属秘密事项的档案，必须经本单位主要领导或分管领导批准。 

（三）外单位查阅档案者，必须持单位介绍信(注明利用的身份，查档内容和利用目的)并经本单位分管领导批准，档案工作人员方可提供。 

（四）提供利用档案必须严格执行保密制度，利用者应爱护档案资料，不得随意折叠和圈划;严禁拆卷、涂改、增删和抽页;阅览档案时严禁抽烟、喝水。 

（五）查阅者不准摘抄或复制带密级和属秘密事项的文件内容。 

（六）所有带密级和属秘密事项的文件，必须当时归还到综合处。